ESTAGAS II

VERSATILIDAD EN LA CONFIGURACION DE LA ESTACION DE SERVICIO

Estagas II permite la creación de hasta 999 estaciones de servicio, vinculadas a una o varias empresas fiscales. Los ficheros de clientes, proveedores, empleados, bancos, formas de cobro y de pago, son comunes a la gestión contable elliott, por lo que sólo es necesario que sean abiertos una vez. En el proceso de configuración pueden establecerse las diferentes opciones que permitirán adaptarse plenamente a las necesidades particulares de funcionamiento. Entre las opciones posibles, cabe destacar:

-Estación comisionista o red paralela. Implica diferentes tratamientos en cuanto a las contabilizaciones de las compras y ventas de carburantes, facturación del crédito propio independiente o conjunta, facturación de las comisiones al proveedor que suministra el carburante, etc.

-Estación informatizada o manual. Los datos se pueden introducir manualmente en Estagas II a partir de los documentos que se reciben, para estaciones que no estén informatizadas o automáticamente desde la estación, por módem, cable o disquete.

-Anotación automática en los libros de productos bonificados. Se permite configurar independientemente la anotación de las recepciones y de la venta a crédito, cuando los productos que se compran y venden son bonificados. Existe un programa para anotar manualmente en dichos libros la venta al contado, donde se indica el extracto bancario que comunica el ingreso de cheques, tarjetas, etc.

-Almacén central. Cuando la estación recibe habitualmente los artículos de otra estación o de un almacén central, es posible configurarlo. De esta forma, al emitir el listado de reposiciones (unidades vendidas de cada artículo), se producirá un traspaso automático entre el almacén central y la estación por las unidades vendidas.

-Carta de pedidos a proveedores. Es posible particularizar el texto de la carta de pedido a proveedores.

-Cierres por turno. Estagas II ha sido especialmente diseñado para poder efectuar varios cambios de precio dentro de un mismo turno. Es posible también, definir precios diferentes del mismo carburante, en función de la manguera o surtidor que lo suministre (gasolina más barata en surtidores self-service).

-Canjeo. En un grupo de estaciones pertenecientes a diferentes empresas fiscales se puede emitir una sola factura por cliente, Estagas II realiza una facturación interna entre estaciones que automatiza el proceso de emisión de facturas y su implicación contable.

-Régimen de recargo de equivalencia. Para estaciones donde la tienda está acogida a este módulo, los asientos contables de IVA soportado y repercutido tienen en cuenta esta particularidad.

-Etiquetas. Pueden definirse diferentes tamaños de etiquetas. Estagas II imprime etiquetas en pesetas y euros para marcar los artículos e identificar las estanterías, también emite etiquetas con las direcciones de clientes, proveedores, etc. para comunicaciones y circulares.

Porcentajes de IVA dinámicos.

Estagas II maneja diferentes tipos de IVA. Cuando se crea un tipo se introduce su porcentaje y la fecha de entrada en vigor. Todos los procesos eligen el porcentaje de IVA adecuado a la fecha de la operación, por lo que no existe ningún trauma en los periodos en los que se producen cambios en los tipos impositivos. En las fichas de carburantes, artículos, servicios, etc. se indica el tipo, (no el porcentaje). Un futuro cambio de tipos impositivos requerirá tan sólo un minuto.

Artículos de tienda

En la ficha del artículo pueden definirse además de los datos habituales, un porcentaje de descuento en ventas, una comisión para el empleado que lo vende, el porcentaje de margen que se quiere obtener sobre el precio de compra, la información del proveedor habitual (su código, el del artículo, precio de tarifa, porcentaje de descuento y plazo de entrega), si el artículo es o no inventariable (servicios), etc...

Ofertas de proveedores

Permite introducir y consultar las condiciones de compra de los artículos según cada proveedor, con indicación de fecha, precio ofertado, porcentaje de descuento y líneas de comentarios.

Códigos de barras

Estagas II se encuentra perfectamente adaptado para convivir con un sistema Punto de Venta. Cada artículo puede llevar asociado uno o varios códigos de barras, no existe limitación en cuanto al número, esto permite simplificar la codificación de la tienda, a un solo código (chicles, refrescos, etc.) ya que pueden asociarse los códigos de barras de los diferentes sabores.

Servicios

Existe un fichero independiente para consignar los diferentes servicios de la estación. Los lavaderos, aspiradores, máquinas de vending, etc., pueden incluirse en el grupo de servicios ya que su venta puede establecerse a través de contadores. Se puede trabajar con un parte de servicios, independientemente del parte de surtidores. A un servicio se le puede asignar un código de artículo (máquinas expendedoras), para que de esta forma se controle independientemente el stock de la máquina y las existencias en almacén. Existe un programa de llenado de máquinas expendedoras y los inventarios se pueden obtener con el stock de tienda, de máquinas o con la suma de ambos.

Bonos

Permite la venta y control de bonos de servicios. Un bono es un conjunto de unidades de servicios (lavados) que al venderse de una sola vez beneficia al cliente por conseguir un precio unitario más bajo. Contablemente se considera la venta de un bono como un anticipo de clientes, y se descarga a medida que se realizan los servicios cobrados con bonos.

Ofertas

La estación puede establecer sus propias ofertas, bien sobre los artículos individuales (3x2), bien "fabricando" un lote de artículos bajo un único precio de venta. La venta de una oferta (bajo un solo código), trae consigo la venta individualizada de cada uno de los artículos que la componen.

Restricción y habilitación de ofertas

Si dispone de Open Pos podrá habilitar o restringir las ofertas según el horario y/o días de la semana. La toma de decisiones en este sentido se realizará en Estagas II.

Incidencias en los partes de relevo

Los pagos y cobros habituales que efectúa el encargado de la estación, así como los diferentes tipos de cobro (además del efectivo), cheques gasolina, moneda extranjera, tarjetas de pago y sus comisiones (Visa, 4B, H24, Solred, etc., ) pueden ser codificados con la cuenta contable correspondiente para que al cuadrar los turnos pasen directamente a contabilidad.

Proveedores

Cuando se da de alta un proveedor en Estagas II, automáticamente queda grabado en la contabilidad, por lo que no existen dos procesos para la misma acción. Si dispone de la gestión de pagos elliott, podrá además consignar los datos habituales para proceder posteriormente al pago de las facturas pendientes.

Clientes

Al igual que los proveedores, los clientes sólo se dan de alta una vez. Como información básica consignaremos: datos fiscales, datos bancarios, riesgo concedido, forma de cobro, vencimiento de las facturas, (es posible el fraccionamiento en varios recibos o efectos), etc.

Cabe destacar aspectos significativos:

-Si dispone de elliott, en la ficha del cliente aparece el saldo contable que tiene en ese mismo instante. (Una tecla de función nos permite ver las partidas vivas, es decir, los apuntes que componen el saldo).

-También figura el importe de los vales que tiene pendientes de ser facturados. (Una tecla de función nos permite ver los vales uno a uno).

-Se puede especificar en su ficha un porcentaje de recargo (usualmente para penalizar alargamiento en el plazo de cobro) o un importe fijo. Dichos recargos adicionales aparecerán en la factura con el concepto que se determine. También se puede consignar una cuenta contable de abono para su posterior contabilización automática.

-Clave de bloqueo. Permite indicar la situación de cliente bloqueado. Estagas II envía esta clave al sistema punto de venta al que está conectado. Si el sistema que lo recibe es Open Pos, impide que se realice una venta al cliente. No obstante, Estagas II, en la introducción de un vale a crédito comunica al operador con un aviso de alerta cuando el cliente está bloqueado.

-Descuentos. Existen varias posibilidades de aplicar descuentos a clientes:
Globalmente (por artículos, familias, carburantes y servicios); por estación o a todas las estaciones de una empresa.
Particularmente por cliente (por artículos, familias, carburantes y servicios). Los descuentos en carburantes pueden expresarse en euros/litro o en porcentaje. Los descuentos se contabilizan diariamente como menor importe de venta.

-Rappels. Tienen las mismas posibilidades de asignación que los descuentos, también se reflejan en factura, pero se contabilizan a una cuenta de descuentos comerciales. Los rappels y descuentos pueden establecerse dinámicamente en función del volumen de compra alcanzado por cada cliente si dispone de Sample.

-Grupo de clientes. Permite agrupar los clientes según su tipología. Será muy útil en estadísticas, asignación de premios, descuentos, etc.

-Otro prefijo contable. Prevalece sobre el general, permite establecer grupos de clientes en función de su tipología, direccionando los apuntes contables a una cuenta de mayor diferente.

-Matrículas: Estagas II permite dar de alta las matrículas de los vehículos de los clientes propios, bien desde el programa de matrículas, bien desde el mismo programa de venta a crédito. Posteriormente, la facturación podrá ser emitida con totales por matrículas.

-Transeúntes: Los transeúntes son todos aquellos sujetos pasivos del impuesto sobre el valor añadido que, pagando al contado los suministros que efectúan, vuelven a la estación para reclamar una factura. Existe por tanto, la posibilidad de realizar facturas a dichos sujetos con anotación directa al IVA repercutido.

-Empleados: También los empleados se comparten con la contabilidad elliott. Se utilizan fundamentalmente para contabilizar las sobras y faltas, a nivel individual, para conocer las ventas de cada uno de ellos y establecer políticas de incentivos fijando comisiones a nivel de artículo.

-Tarjetas: Se puede establecer cada tipo de tarjeta que la estación acepta en la gestión de venta. Estagas II diferencia las tarjetas en los siguientes grupos:

-Tarjeta de crédito propia. Las que se entregan a clientes de crédito propio. Facilita la identificación del cliente y su matrícula en el TPV, evitando errores en la facturación.
-Tarjeta de contado. Son tarjetas de fidelidad para clientes que pagan al contado. Con ellas podemos conocer estadísticamente el consumo individual por cliente y vehículo , emitir automáticamente la factura mensual o trimestral y asignar premios o descuentos en ventas, (fijos o por volumen alcanzado). Sample es el módulo de Estagas II que controla la gestión de premios.
-Tarjetas de conductor. Son igualmente tarjetas de fidelidad con las que se consigue fidelizar a la persona que conduce el vehículo.
-Tarjetas bancarias o de pago (Visa, 4B, Solred, H24, etc.). Bien manualmente o desde un sistema punto de venta, pueden integrarse en un cliente específico vale a vale o bajo un código contable. La diferencia fundamental entre ambas posibilidades se determinará en función de la necesidad de realizar una factura posterior a la entidad propietaria de la tarjeta o por el contrario efectuar un apunte contable por el abono del crédito.

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